Missions du Travel Manager

L'étude réalisée par l'AFTM (Association Française des Travel Managers) concernant la profession de Travel Manager en entreprise cliente, nous a permis de créer pour vous un récapitulatif des principales missions que l'on retrouve dans cette profession.

LES MISSIONS DU TRAVEL MANAGER 

Les missions d'organisation des déplacements professionnels

Le Travel Manager a pour mission première de faciliter l'activité des collaborateurs lors de leurs déplacements. Cette mission consiste à assurer le meilleur service possible et l'assistance maximale aux voyageurs dans le respect des règles de l'entreprise. Agissant en véritable prestataire de service interne, le Travel Manager oriente le voyage en fonction de ses besoins, ses habitudes, ses préférences tout en intégrant les principes de la Politique Voyage de l'entreprise, que celle-ci soit formalisée ou pas. 

Les principales missions sont : 

• Assistance aux voyageurs : faire en sorte que le collaborateur prépare et réalise son déplacement dans les meilleures conditions de qualité et de sécurité.
• Pilotage des prestations : s'assurer que les fournisseurs apportent au quotidien une prestation de qualité qui réponde aux besoins des collaborateurs dans les différentes étapes de leurs déplacements. 
• Gestion des litiges : traiter efficacement les litiges, les solutionner et éviter toute récurrence.
• Contrôle de l'application de la Politique Voyage : garantir au quotidien le bonne application de la Politique Voyage.
• Animation du réseau de correspondants voyages : faire appliquer les règles et pratiques inhérentes aux voyageurs professionnels, dans tous les services, sur tous les sites.

Les missions liées aux Achats

Le budget voyage des entreprises ayant rapidement évolué à la hausse, les gestionnaires de voyages ont particulièrement été confrontés aux problématiques économique de leur métier. Ainsi, de manière autonome ou accompagné par un acheteur voyages, les travel Managers sont aujourd'hui impliqués tout au long du processus achats de leur segment. La complexification de l'offre, sa diversification, font que le couple offre/demande est plus que jamais un levier sur lequel le Travel Manager agit en permanence dans sa mission. 

Les principales missions sont : 

• Veille marché : connaitre les marchés des différents segments voyages afin de faire bénéficier l'entreprise des offres les plus adaptées dans les meilleures conditions financières.
• Sélection de prestataires : faire évoluer les conditions tarifaires et/ou le niveau de services en conformité avec la stratégie d'entreprise.
• Mise en place des nouveaux prestataires : intégrer le prestataire retenu dans l'organisation voyage existante de l'entreprise.
• Suivi et évaluation des prestataires : animer la relation avec les prestataires référencés dans un souci de respect des engagements qualitatifs et quantitatifs.
• Supervision des dépenses : assurer au quotidien la bonne application des règles internes dans un souci de maîtrise des coûts.
• "Benchmark" des organisations : positionner sa maturité par rapport aux autres organisations de taille et de structure équivalentes. 

Les missions liées aux Ressources Humaines

Les déplacements professionnels concernent de nombreux collaborateurs d'entreprise, leurs conditions de voyage et leur sécurité. De ce fait, les missions des Travel Managers ont intégré une importante dimension Ressources Humaines.

Très souvent un volet social est aussi intégré dans l'approche de développement durable pour lequel le Travel Manager peut être sollicité. 

• Élaboration et promotion de la Politique Voyage et gestion des frais : formaliser et faire évoluer les règles applicables en matières de déplacements professionnels de l'entreprise.
• Sécurité/ sûreté : mettre en place l'ensemble des dispositifs nécessaires contribuant à la sécurité et couvrant les risques des collaborateurs de l'entreprise lors de leurs voyages professionnels.
• Gestion de crise : assurer au mieux l'assistance aux voyageurs au cours d'un événement générant l'activation du processus de "Gestion de crise".
• Gestion des expatriés : gérer la délocalisation des salariés expatriés et leur famille dans les meilleures conditions possibles en fonction du budget alloué.

Les missions liées à la qualité

La multiplication des déplacements professionnels et du nombre de voyageurs a rendu obligatoire la formalisation des règles et pratiques en matières de voyages. Nous noterons plus loin que le niveau de qualité et de précision des données que traite le Travel Manager en vue de leur information requiert un soin tout particulier. 

Le Travel Manager a donc vu son rôle évoluer et s'enrichir de par la prise en charge de nouvelles missions : 

• Élaboration des procédures voyages : assister ou tenir le rôle de l'assurance Qualité dans la formalisation et l'actualisation des règles de fonctionnement relatives aux déplacements professionnels des collaborateurs.
• Suivi de la satisfaction clients : s'assurer que l'organisation mise en place dans la gestion des déplacements corresponde aux besoins et attentes des clients internes.
• Suivi et promotion des procédures: faire adhérer l'intégralité des utilisateurs aux procédures en vigueur. 

Les missions liées au contrôle de gestion

Dans le cadre du suivi budgétaire et du compte de l'activité, les voyages et déplacements n'ont pas échappé à la nécessité de mise en place d'analyses et de tableaux de bord. La complexité des sources de données, la multiplicité du nombre de prestataires, la technicité de l'offre et sa tarification, l'influence de l'environnement quotidien ne permettent pas au contrôleur de gestion d'intégrer et d'exploiter directement les informations pertinentes. 

Le Travel Manger doit donc fréquemment réaliser lui-même ses analyses et illustrer ses résultats.

Les principales missions sont : 

• Analyse des coûts complets : savoir déterminer le coût complet moyen (coûts directs) de chaque type de déplacement par destiantion et par mission, de services, de département, etc.
• Mise en place d'un suivi d'activité-reporting externe : suivre précisément les consommations réalisées auprès des différents prestataires en mesurant l'atteinte des objectifs initialement fixés, le chiffre d'affaires réalisé, le respect des engagements contractuels.
• Vérification de l'application des tarifs négociés : contrôler la facturation des différents prestataires afin que les conditions tarifaires négociées soient respectées. 
• Reporting interne et mesure de la performance : disposer d'un reporting lisible permettant de connaître les informations clés relatives à la gestion du budget voyages et déplacements. 

Les missions liées aux systèmes d'informations

L'évolution rapide des technologies de l'information et leur intégration dans la gestion des voyages et déplacements ont exigé des Travel Mangers de nouvelles compétences pour déployer et gérer les différents outils qui sont de plus en plus interfacés avec les systèmes d'informations internes et externes :

• Veille technologique : connaître les avancées technologiques des outils et supports proposés par les prestataires du voyage d'affaire.
• Interfaçage et paramétrage : garantir la fiabilité des fonctionnalités initiales de l'outil afin de répondre aux attentes des clients internes, en évitant ainsi les saisis additionnelles.
• Déploiement d'outil : mettre en place l'outil dans l'entreprise pour rationaliser, harmoniser, optimiser et sécuriser la gestion des déplacements.
• Support technique des outils et administration : assurer la continuité de service de l'outil.

Les missions liées à la communication

le succès des actions déployées par le Travel Manager réside en grande partie dans l'adhésion des utilisations et leur compréhension du domaine. Pour cela, la communication doit être menée habilement, afin, non seulement d'expliquer les nouvelles mesures mises en place, mais aussi de persuader les utilisateurs de l'intérêt des changements opérés.

Souvent perçu à l'origine comme un "contrôleur", le Travel Manaager doit aussi montrer qu'il reste à l'écoute des voyageurs.

Les principales missions sont : 

• Veille information professionnelle : connaître, maîtriser et savoir interpréter les informations relatives au domaine des déplacements professionnels dont l'entreprise peut tirer bénéfices.
• Information/formation : diffuser en interne comme en externe toutes les données utiles interlocuteurs concernés.
• Animation internet/intranet : mettre à la disposition des collaborateurs, les documents et informations nécessaire. 

Les missions liées à la stratégie d'entreprise

Elle contribue de manière active à son image et au respect des engagements que l'entreprise prend vis-à-vis de ses salariés et de son environnement.

Les principales missions sont :

• Organisation : proposer, faire adopter et déployer le programme voyage le plus performant.
• Audit : s'assurer du respect et de l'efficacité de l'organisation interne dans des services et des sites.
• Développement durable : traduire la démarche développement durable de l'entreprise en matière de déplacement.